Une copropriété est normalement administrée par un petit groupe de personnes élues, que l’on appelle le conseil d’administration (CA). Le CA a plusieurs responsabilités importantes, comme le budget, la perception des frais de condos, le respect de la déclaration, etc. Dans cet article, on vous présente 5 pièges à éviter en tant qu’administrateur de copropriété.
Piège #1 : Accorder trop de permissions aux copropriétaires
Lorsqu’un administrateur permet aux copropriétaires d’enfreindre des règlements, il prend le risque que ceux-ci se donnent de plus en plus de liberté par rapport à la réglementation. De plus, si un copropriétaire obtient la permission du CA de déroger à un règlement, il deviendra difficile de reprocher à d’autres d'enfreindre le règlement.
Par exemple, si un copropriétaire décide de se stationner à un endroit réservé ou qu’il souhaite entreposer des objets sur son espace de stationnement et qu’on lui donne la permission, même si c’est pour une période temporaire, les autres copropriétaires risquent de vouloir avoir les mêmes droits. Si vous leur refusez, ils risquent de questionner votre autorité.
Voilà pourquoi il est important en tant qu’administrateur d’assurer le respect de la réglementation. Si des changements à celle-ci sont souhaités, vaut mieux procéder dans les règles de l’art : soumettre le projet de modification à l’assemblée des copropriétaires pour un vote.
Piège #2 : Prendre des décisions populaires
Dans une copropriété, les administrateurs peuvent prendre des décisions populaires, dans le but de plaire aux copropriétaires, ou du moins d’éviter de potentiels conflits. Toutefois, les décisions populaires sont rarement les bonnes, puisqu’elles ne règlent pas les vrais problèmes. En effet, les décisions populaires sont souvent celles qui offrent des avantages aux copropriétaires, comme des droits supplémentaires ou des baisses de frais de condo, par exemple.
Pour éviter de telles situations, un administrateur doit être apte à gérer le stress et à prendre des décisions importantes pour le bien de la copropriété. L’administrateur ne doit pas se blâmer pour l’insatisfaction de certains copropriétaires, puisqu’il ne fait que son travail. Les insatisfaits ont toujours la possibilité de se présenter comme administrateur lors des élections qui doivent avoir lieu lors de l’assemblée générale annuelle.
Piège #3 : Laisser traîner des dossiers
Comme nous l’avons mentionné précédemment, un CA a la responsabilité de prendre les décisions importantes dans une copropriété. Si un dossier urgent nécessite une attention particulière, le CA doit être en mesure de prendre une décision pour régler le problème rapidement. Ces décisions peuvent être en lien avec la déclaration de copropriété ou l’installation ou la réparation des composantes de l’immeuble, afin d’assurer le maintien de la copropriété. Si les modifications ou les travaux ne sont pas effectués dans un délai raisonnable et dans les bonnes conditions, ça peut amener bien des conséquences !
Voici 2 exemples pour rendre le propos un peu plus concret :
Différents copropriétaires ont demandé l’installation de bornes de recharge pour leur voiture électrique dans le stationnement intérieur et le CA tarde à proposer un encadrement via un ajout aux règlements de l’immeuble. Des copropriétaires font donc leur installation sans encadrement. On se retrouve avec des bornes installées à différents endroits et un spaghetti de câbles électriques qui passent un peu n’importe où. Des mois plus tard, le CA soumet un règlement au vote, qui est adopté, et les copropriétaires qui avaient déjà une porte doivent débourser des frais rétroactifs pour s’y conformer. Conflits à l’horizon !
Un vice de construction a été soulevé par des professionnels suite à une inspection. Ce vice cause des infiltrations d’eau qui causent des dommages à certaines parties privatives. Le CA lésine à donner un mandat pour effectuer les travaux. Pendant ce temps, les dommages dans les parties privatives s’aggravent et les copropriétaires concernés subissent une perte de jouissance déraisonnable. Ces copropriétaires pourraient éventuellement mettre en demeure les administrateurs qui n’ont pas pris en charge la situation assez rapidement.
Piège #4 : Méconnaître le fonctionnement du CA
En tant qu’administrateur et membre du CA, il est important de connaître le fonctionnement d’un conseil d’administration. Certains conseils d’administration sont dysfonctionnels par excès de démocratie, ou simplement par incompréhension des règles qui régissent la copropriété. Certains CA recherchent le consensus des administrateurs dans toutes les décisions, remettent des décisions du CA entre les mains de l’assemblée des copropriétaires, ou pensent que certains administrateurs ont plus de pouvoir que d’autres. Il est important lorsqu’on est administrateur de connaître le fonctionnement de la copropriété décrite dans le Code civil et dans la déclaration de copropriété.
Quelques exemples :
Un CA de 4 personnes ne s’entend pas sur une décision (2 sont pour, 2 sont contre) et ils décident de laisser le président du CA trancher. Aucun des administrateurs n’a plus de pouvoir décisionnel qu’un autre, même pas le président. Les décisions du conseil se prennent à majorité (50%+1) des administrateurs présents dans une réunion du conseil.
Un CA qui soumet le budget annuel à un vote des copropriétaires et tient à ce que tous les copropriétaires soient d’accord. Il faut savoir que le CA a l’obligation de présenter le budget aux copropriétaires lors de l’assemblée générale annuelle, et ce, afin d’accueillir des critiques et répondre aux questions, mais c’est au CA que revient la décision ultime d’adopter le budget.
Un CA qui soumet à l’assemblée la décision de faire réaliser une étude de fonds de prévoyance. Les décisions de mandater des professionnels pour différentes tâches relèvent du CA et non de l’assemblée.
Piège #5 : Établir le budget en fonction de son intérêt personnel
Dans une copropriété, la mise en place d’un budget est essentielle afin de pouvoir subvenir aux besoins de la copropriété (et la Loi l’oblige). Lorsque vient le moment d’établir le budget, il peut être difficile pour un administrateur de faire des choix. En effet, un administrateur de copropriété est également copropriétaire, ce qui veut dire que le budget aura un impact sur ses propres frais de condo. Afin d’établir le budget, il est primordial que l’administrateur fasse abstraction du fait qu’il est copropriétaire, afin de créer un budget dans le meilleur intérêt de la copropriété et non du sien. Faire ceci peut être difficile, surtout pour un administrateur qui débute dans cette fonction d’administration.
Conclusion
Ne laissez pas ces 5 pièges vous décourager de devenir un administrateur de copropriété. Si vous en êtes un actuellement, c’est parce que vous êtes responsable et apte à prendre des décisions. Servez-vous de l’information présentée dans cet article pour mieux comprendre certaines situations lorsqu’elles se présentent, afin de les éviter.
* Ce contenu a été inspiré de l’épisode 6 du balados La clé du condo. Merci à Me Marie-Cécile Bodéüs et Me Ludovic Ladraoullec, avocats spécialisés en copropriété chez De Grandpré Jolicoeur, pour cet échange.
