La Loi 16, adoptée en décembre 2019, représente une réforme clé pour la gestion des copropriétés au Québec. Même si plusieurs mesures sont entrées en vigueur en janvier 2020, les éléments les plus impactants attendaient l’adoption d’un règlement. C’est désormais chose faite avec la publication du projet de règlement, la nuit dernière, le 11 septembre 2024. Il s’agit du projet de règlement et si ce dernier demeure inchangé, le règlement sera publié au plus tôt dans 45 jours, soit vers la fin octobre 2024 et entrera en vigueur au plus tôt 15 jours plus tard, soit vers la mi-novembre 2024.
Les dispositions majeures de ce règlement portent sur :
le carnet d’entretien
le fonds de prévoyance
l’attestation du syndicat.
Bonne lecture!
1. Le carnet d’entretien
Le carnet d’entretien est un document obligatoire qui devra désormais être rédigé par un professionnel membre d’un de ces Ordres professionnels :
l’Ordre des ingénieurs (OIQ),
l’Ordre des technologues professionnels (OTPQ),
l’Ordre des architectes (OAQ),
l’Ordre des évaluateurs agréés (OEAQ).
Il n’est pas possible pour les copropriétaires d’établir leur propre carnet d'entretien!
Pourquoi en est-il ainsi 🧐? On comprend dans le règlement que le carnet d’entretien est un document complémentaire à l’étude du fonds de prévoyance. Le carnet d’entretien englobe la science du bâtiment tandis que l’étude du fonds de prévoyance concerne strictement les aspects financiers de la gestion de l’actif (indexation des coûts, scénarios de contributions et recommandations financières).
Le carnet d’entretien se compose de deux volets :
Planification des travaux de maintien et les tâches d’entretien
Archivage des interventions réalisées
Le volet de planification est pris en charge par le professionnel. Il s’agit de planifier les réparations majeures ainsi que les entretiens réguliers nécessaires au maintien de l’immeuble. Cette planification repose sur l’inspection visuelle des parties communes de la copropriété permettant d’établir la condition de chaque élément et sa durée de vie restante. Un document, tel qu’un rapport d’inspection ou un rapport d’état d’immeuble, doit en faire état.
Pour être conforme au règlement, le carnet d’entretien, que vous remet le professionnel, doit comprendre :
Un inventaire et une description des parties communes de l’immeuble et des matériaux, appareils et équipements qui les composent;
Un rapport d’inspection, un rapport d’état d'immeuble ou tout autre document faisant état de la condition actuelle et de la durée de vie utile restante des matériaux, appareils et équipement de la copropriété;
La planification des réparations majeures et remplacements sur les 25 prochaines années
La planification des entretiens et maintenances courantes qui décrit la fréquence à laquelle ils doivent être effectués.
Le volet archivage est pris en charge par la copropriété, voire même par le gestionnaire. On doit alors consigner toutes les interventions effectuées sur l’immeuble (réparations courantes ou majeures), incluant les dates. Le copropriété doit également consigner dans son carnet d’entretien les contrats conclus et les soumissions obtenues, les factures, les contrats d’entretien et contrats de garantie, les manuels d’entretien du fabricant ainsi que les rapports d’inspections, expertises ou plans et devis effectués sur la copropriété.
Cette notion de partage de responsabilité entre le professionnel et le syndicat sur les documents à remettre dans le carnet d’entretien n’est pas aussi bien définie dans le projet de règlement que ce qui est présenté ici, mais il est possible de comprendre qu’il existe un volet d’archivage par le syndicat avec la notion de mise à jour annuelle. Le syndicat aura la responsabilité de mettre à jour minimalement une fois par année le carnet d’entretien afin d’y consigner les nouveaux renseignements et documents, on parle ici des contrats d’entretien, contrat de garantie, historique des travaux réalisés. Il est donc de la responsabilité du syndicat de faire évoluer son carnet d’entretien et non celle du professionnel. D’autant plus que nous sommes d'avis que le syndicat est beaucoup mieux placé pour faire la recherche dans ces archives, des contrats de garantie, des contrats de maintenance en cours, des factures et soumissions obtenues, etc.
👷 La révision du carnet d’entretien par un professionnel
Le carnet d’entretien devra être mis à jour minimalement tous les 5 ans par un professionnel. Il existe par contre une exception pour les copropriétés "simples" (2 étages et moins ET 8 unités ou moins ET de destination résidentielle) où le carnet devra être mis à jour minimalement tous les 10 ans.
Le travail du professionnel consistera à réviser le carnet d’entretien en fonction notamment des renseignements et documents ajoutés lors des mises à jour annuelles.
* Important : lors de la révision par le professionnel, si certains travaux n’ont pas été effectués alors qu’ils étaient requis ou prévus au carnet d’entretien, le carnet d’entretien révisé devra en faire mention et indiquer les raisons pour lesquelles ils ne l’ont pas été. 😬
🗓️ Date limite pour faire établir leur carnet d’entretien
Les copropriétés existantes auront 3 ans, soit potentiellement jusqu'à la mi-novembre 2027 pour faire réaliser leur carnet d'entretien par un professionnel.
‼️ Vous avez un carnet d'entretien en main ?
*SI votre copropriété a établi son carnet d’entretien par elle-même ou assistée d’un logiciel spécialisé, elle aura 3 ans, pour faire établir son carnet d’entretien par un professionnel.
*SI vous avez obtenu une étude du fonds de prévoyance et qu’il manque un ou plusieurs des documents requis, la copropriété aura 3 ans pour faire établir son carnet d’entretien.
👍 Bien entendu, si votre copropriété a obtenu un carnet d'entretien de Depatie Beauchemin, elle a en main un carnet d'entretien qui est conforme au projet de règlement.
👌 Depatie Beauchemin s'engage également à ajuster livrer des carnets d'entretien conforme au règlement lorsqu'il sera final et en vigueur.
2. L’étude du fonds de prévoyance
Le carnet d’entretien doit servir de base à l’étude du fonds de prévoyance. À l’aide de la planification des travaux majeurs et des remplacements à effectuer sur les 25 prochaines années, établit dans le carnet d’entretien, l’étude du fonds de prévoyance estime les coûts des réparations majeures et propose un plan de financement sur un horizon de 25 ans.
Cette étude, qui doit aussi être réalisée par les mêmes professionnels mentionnés plus haut ou par un membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec, vise à s'assurer que le fonds de prévoyance de la copropriété est suffisant pour couvrir les coûts des travaux à venir.
Pour être conforme, l’étude du fonds de prévoyance doit indiquer :
Le montant total du fonds de prévoyance à la date de la réalisation de l’étude;
Une estimation du coût de chaque réparation majeure et de chaque remplacement à l’année de réalisation indiquée au carnet d’entretien;
Une recommandation sur le montant minimum devant être disponible au fonds de prévoyance au début de chaque année et sur les sommes à y verser annuellement;
Les calculs faits pour établir les montants précédents.
🗓️ Date limite : Les copropriétés existantes auront 3 ans, soit potentiellement jusqu'à la mi-novembre 2027 pour faire réaliser leur étude du fonds de prévoyance
*Pour les nouvelles copropriétés (en cours de construction ou qui seront construites dans le futur), ces nouvelles obligations sont effectives immédiatement. Le promoteur immobilier devra remettre au syndicat de copropriété une étude de fonds de prévoyance en bonne et due forme dans les semaines suivant la tenue de l'assemblée extraordinaire de transition (quand le promoteur remet l'administration de l'immeuble entre les mains du premier conseil d'administration).
‼️ Vous avez une étude du fonds de prévoyance en main ?
*Si vous avez obtenu dans les 2 dernières années une étude du fonds de prévoyance qui a été réalisée par un professionnel membre de OTPQ, OIQ, OAQ, OEAQ, CPA, votre étude est valide pour les 5 années qui suivent sa livraison.
👍 Bien entendu, si vous avez reçu une étude du fonds de prévoyance de Depatie Beauchemin dans les deux dernières années, elle serait valide et conforme au règlement.
👷 Révision de l’étude par un professionnel :
L’étude doit être actualisée tous les 5 ans, indépendamment de la taille de la copropriété.
3. Attestation du syndicat
Une nouveauté importante introduite par la Loi 16 est l’obligation pour le syndicat de copropriété de fournir, à tout copropriétaire qui reçoit une promesse d’achat pour son unité, une attestation sur l’état de la copropriété. inspirée du "Status Certificate" utilisé en Ontario, cette attestation devra fournir des informations sur l’état financier et physique de la copropriété, offrant ainsi aux acheteurs une vision claire de cette dernière.
L'attestation sur l'état de la copropriété doit présenter les informations suivantes :
Le montant total du fonds de prévoyance ainsi que la recommandation de l’étude du fonds de prévoyance quant au montant minimum devant être disponible à ce fonds au début de l’année en cours;
Le montant total des contributions aux charges communes exigées des copropriétaires par le syndicat lors des 2 années précédentes, et le montant total des contributions aux charges communes payées par les copropriétaires au cours de cette période;
Le montant total des liquidités dont dispose le syndicat pour payer les dépenses courantes de fonctionnement de la copropriété;
Le montant du surplus ou du déficit annuel apparaissant aux 2 derniers états financiers de la copropriété;
Une mention à l’effet que le syndicat est le titulaire des polices d’assurance auxquelles il doit souscrire en vertu de l’article 1073 du Code civil;
Le montant total du fonds d’auto assurance et le montant de la plus haute franchise prévue par les assurances souscrites par le syndicat;
Une description sommaire :
Des inspections et expertises réalisées à l’initiative du syndicat, au cours des 5 dernières années, qui ont porté sur l’état général de l’immeuble ou de l’une de ses principales composantes;
Des sinistres ayant affecté, au cours des 5 dernières années, la partie privative faisant l’objet de la vente ou les parties communes de l’immeuble;
Des réparations majeures et des remplacements effectués sur les parties communes au cours des 5 dernières années, et ceux prévus pour les 10 prochaines années ou devant être effectués à brève échéance à la suite d’un imprévu;
Des litiges en cours auxquels est partie le syndicat et qui font l’objet d’une procédure devant un tribunal.
🗓️ Délai pour produire l’attestation : Le syndicat disposera de 15 jours pour remettre cette attestation au copropriétaire concerné.
🗓️ Entrée en vigueur : Cette obligation s'appliquera à partir de l’entrée en vigueur du règlement, soit potentiellement à la mi-novembre 2024, sans période de transition contrairement au carnet d’entretien et au fonds de prévoyance.
