Si vous suivez les actualités concernant les changements législatifs entourant la copropriété divise, vous n’êtes pas sans savoir que le projet de loi 16 a été adoptée le 5 décembre 2019. Ce projet de loi oblige les syndicats de copropriété à faire réaliser une étude de fonds de prévoyance à tous les 5 ans et prévoit que les cotisations au fonds devront être basées sur les recommandations de cette étude, qui devra être faite par un professionnel du bâtiment.
En prévision de ce changement majeur, visant à contribuer à enrayer la problématique des copropriétés mal entretenues et des fonds de prévoyance insuffisants, notre équipe a décidé de vous donner 5 conseils qui vous aideront lorsque viendra le temps de faire réaliser votre étude.
Conseil #1 : Attention aux parties communes à usage restreint !
Votre déclaration de copropriété contient une partie nommée “Acte constitutif de copropriété”. Cette section décrit, notamment, les parties privatives, les parties communes et les parties communes à usage restreint/exclusif. Il est possible que le notaire qui a rédigé votre déclaration ait prévu que les copropriétaires qui ont un droit d’usage exclusif sur certaines parties communes à usage restreint doivent contribuer à eux seuls au fonds de prévoyance pour les coûts de remplacement et les réparations majeures de ces éléments spécifiquement. Ça pourrait être le cas si, par exemple, une minorité de terrasses sont équipées de bacs à fleurs intégrés à leur terrasse, ou si certains copropriétaires ont accès à un rangement extérieur alors que d'autres n'en ont pas. Si vous avez de telles particularités dans votre déclaration, assurez-vous que votre étude de fonds de prévoyance en tienne compte et fasse la répartition des contributions annuelles recommandées pour chacune des fractions afin que chacun contribuent leur juste part.
Chez Depatie Beauchemin, nous utilisons le logiciel HoodiPro pour réaliser nos études de fonds de prévoyance. Ce logiciel nous permet de créer des sous-groupes de contributions qui sont associés à seulement certains éléments. Le logiciel nous permet ensuite de déterminer les contributions recommandées spécifiquement aux copropriétaires qui font partie de ce sous-groupe.
Conseil #2 : Communiquer c’est la clé !
Si vous êtes un administrateur, annoncer à l’assemblée des augmentations drastiques des contributions au fonds de prévoyance peut être un lourd fardeau à porter et amener beaucoup de frustrations de la part des copropriétaires qui veulent garder leurs frais de condo le plus bas possible. Si vous vous reconnaissez dans cette possible situation, mieux vaut commencer le travail d’information le plus tôt possible. Vous pourriez, par exemple, informer dès que possible les copropriétaires des nouvelles règles qui s’en viennent en leur faisant parvenir un résumé des changements que le projet de loi 16 va apporter dans le monde de la copropriété et des raisons derrières le changement majeur sur les fonds de prévoyance (nous avons même préparé un résumé pour vous : https://www.depatiebeauchemin.com/loi16). Une fois votre étude réalisée, vous pourrez la distribuer aux copropriétaires et ainsi leur donner l’opportunité de poser des questions. En faisant ce travail de sensibilisation, l’adoption du nouveau budget et des nouvelles cotisations sera une pilule moins difficile à avaler. Si vous faites affaire avec un gestionnaire, vous pourrez aussi demander son aide pour expliquer les changements lors d’une assemblée !
Conseil #3 : Vos données vous appartiennent ! Demandez-les !
Dans une étude de fonds de prévoyance, le professionnel doit inventorier tous les éléments qui composent les parties communes, estimer combien vont coûter les réparations majeures et le remplacement de ces éléments et estimer quand ces interventions devront être faites sur un horizon de plusieurs dizaines d’années. Ces coûts seront estimés selon des quantités, des mesures, de types de matériaux, de coûts d'exécution de travaux, des grades de qualité de matériaux, etc. L'étude de fonds de prévoyance est d'abord et avant tout un travail technique, est le recommandations financières de votre étude sont basées sur une cette analyse technique et sur des calculs. Malheureusement, ces données et ces calculs ne sont jamais présentés dans le rapport qui est livré au client. Si vous changez de professionnel au moment de réaliser une nouvelle étude 5 ans plus tard, ce nouveau professionnel devra recommencer tout le travail. Pourquoi payer à nouveau un professionnel tous les 5 ans pour compter à nouveau le nombre de fenêtres ? Le nombre de colonnes dans le stationnement ? Le nombre de pieds carrés de revêtement de brique ? Si vous n'avez pas ces données en main, vous vous condamnez à toujours rester avec le même professionnel pour les mises à jour (ce qui présente plusieurs avantages, mais réduit votre mobilité et donc votre capacité à négocier le prix de l'étude), ou à payer le prix d'une toute nouvelle étude, à peu de choses près.
Chez Depatie Beauchemin, nous utilisons le logiciel HoodiPro pour réaliser nos études de fonds de prévoyance. Ce logiciel nous permet d'exporter l'ensemble des données utilisées dans la réalisation d'une étude de fonds de prévoyance à la demande du client, afin qu'il puisse les fournir au professionnel de son choix.
Conseil #4 : Mieux vaut prévenir que guérir !
Le fonds de prévoyance doit servir aux réparations majeures et au remplacement des parties communes. Cependant, dans biens des cas, des maintenances ou entretiens pluriannuels peuvent optimiser le fonctionnement ou contribuer à maximiser (ou atteindre) la durée de vie d’un élément. Prenons par exemple une copropriété qui possèderait des terrasses de bois. Appliquer un scellant à tous les 2 ou 3 ans peut avoir un impact majeur sur la durée de vie de ces terrasses. Un tel entretien est souhaitable, mais le fonds de prévoyance ne peut pas être utilisé à cette fin. Toutefois, rien ne vous empêche de constituer un fonds d’entretien et de maintenance et d’y prévoir des sommes dans votre budget. On vous suggère donc de demander à votre professionnel de vous conseiller sur ces tâches de maintenance et d’entretien. Si vous comptez suivre ce plan, il pourra en tenir compte dans votre étude de fonds de prévoyance en prenant pour acquis des durées de vies plus longues pour certains éléments, donc des contributions annuelles plus basses.
Chez Depatie Beauchemin, nous offrons en option dans toutes nos études un plan d'entretien et maintenance. Ce plan, avec le plan de maintien que doit contenir toute étude, représentent la partie "planification" du carnet d'entretien, carnet que devra bientôt obligatoirement tenir tout syndicat de copropriété.
Conseil #5 : Gérez l’entretien même quand vous n’êtes pas obligés
Des maintenances et des entretiens réguliers peuvent maximiser la durée de vie de certains éléments des parties communes. Lorsque ces parties communes sont à usage restreint, votre déclaration de copropriété prévoit fort probablement que ces tâches sont à la charge des copropriétaires qui en détiennent le droit d’usage. Toutefois, “à la charge” ne veut pas dire qu’ils doivent nécessairement effectuer ces tâches eux-mêmes ou les déléguer à un sous-traitant de leur choix, mais bien qu’ils doivent en défrayer les coûts. Si on reprend notre exemple des terrasses de bois où l’application d’un scellant aux 2 ou 3 ans peut maximiser la durée de vie, il serait préférable de vous assurer que cette tâche est exécutée de façon uniforme, avec le bon produit et par des professionnels. Dans une telle situation, il peut être avantageux que le conseil d’administration ou le gestionnaire donne le mandat à un sous-traitant de confiance, puis refacture les copropriétaires concernés.
Nous espérons sincèrement que ces conseils vont vous aider dans vos réflexions.
