ÉTAPES
ÉTUDE DU FONDS DE PRÉVOYANCE ET CARNET D'ENTRETIEN
En conséquence de l'adoption du projet de loi 16 en décembre 2019, la réalisation d'une étude du fonds de prévoyance par un professionnel deviendra obligatoire suite à l'adoption d'un règlement (à venir). L'élaboration d'un carnet d'entretien deviendra également obligatoire au même moment. Ces deux documents devront être révisés périodiquement. La fréquence de révision sera déterminée par le règlement à venir.
Découvrez ci-dessous les étapes de réalisation d'un mandat d’élaboration d’un carnet d’entretien et d'étude du fonds de prévoyance.
ÉTAPE 1
PRÉPARATION DU MANDAT
Environ 1 mois avant la visite des parties communes de votre copropriété, un chargé de projet prend contact afin d’obtenir divers documents pertinents à la réalisation du mandat (déclaration de copropriété, plans, certificat de localisation, rapports d’expertise ou d’inspections antérieures, etc). Un questionnaire est également envoyé au client afin d’obtenir des renseignements sur l’historique des parties communes, au meilleur des connaissances du syndicat, afin que notre équipe puisse savoir si des réparations majeures ou remplacements ont déjà eu lieu dans le passé, ou encore s’il y a des problématiques connues au niveau de certaines éléments de l’immeuble.
ÉTAPE 2
ANALYSE DES DOCUMENTS
Notre équipe analyse tous les documents disponibles et les informations sur l’historique afin de créer un inventaire des éléments constitutifs des parties communes et des parties communes à usage restreint. Nous en profitons également pour analyser les règles particulières qui pourraient exister dans la déclaration au sujet des contributions au fonds de prévoyance pour les parties communes à usage restreint. Notre équipe prépare également un plan de visite afin de ne rien laisser au hasard lors de sa présence au site.
ÉTAPE 3
VISITE, EXAMEN VISUEL ET RAPPORT D'ÉTAT
Notre équipe se présente à la copropriété afin de s’assurer de bien comprendre la disposition des lieux, compléter l’inventaire des éléments à inclure dans l’étude et relever certaines quantités qui serviront aux estimations de coûts de remplacements et réparations majeures.
De plus, notre équipe effectue un examen visuel attentif afin de statuer sur la condition des composantes et matériaux des parties communes, en estimer la durée de vie restante et statuer si des interventions à court terme sont nécessaires. Cet examen visuel ne comporte pas d’intervention destructive, se fait sans instrument spécialisé et se limite aux éléments visibles et accessibles de façon sécuritaire et sans équipement particulier. Pour les balcons, seulement un échantillon sera observé, à condition d’en permettre l’accès. La toiture sera inspectée s’il y a un accès possible et sécuritaire, sinon à distance (ex. avec drone et/ou jumelles) et selon la faisabilité. Les éléments faisant l’objet d’inspections et maintenances réglementaires (ex. ascenseurs) ne seront pas inspectés, mais tout de même pris en compte dans le plan de maintien d’actif, tout comme l’ensemble des éléments qui ne peuvent pas être observés directement.
Cette démarche permet à l’équipe de rédiger un rapport d’état d’immeuble. Ce rapport documente la condition de chaque élément observé, les observations notées lors de l’inspection ainsi que toutes les recommandations de notre équipe (réparations, entretiens préventifs, remplacements, expertises spécialisées, etc.). Ce rapport permet également de baser les échéances de travaux du plan de maintien de l’actif en fonction de la durée de vie restante estimée à partir d’observations faites sur place.
ÉTAPE 4
PLAN DE MAINTIEN DE L'ACTIF
Pour établir le plan de maintien de l’actif, le professionnel doit établir, pour chaque composante des parties communes, la liste des réparations majeures et des remplacements qui devront éventuellement être réalisés et qui devraient être payés par le fonds de prévoyance. Ensuite, il doit établir l’échéance probable de chacune des interventions en se basant sur des données théoriques et/ou statistiques, sur son rapport d’état et sur l’expérience de notre équipe. Finalement, le professionnel doit estimer le coût de chaque intervention en prenant en compte divers facteurs : quantités, coûts des matériaux, complexité de mise en œuvre, inflation, etc.
Cette planification à long terme estimative des travaux majeurs permettra à notre équipe d’établir des scénarios de contributions au fonds de prévoyance. Ce plan agit aussi comme un outil de travail pour le syndicat de copropriété, puisqu’il permettra de connaître d’avance les travaux majeurs nécessaires, en plus de savoir quelles interventions devraient être payées avec le fonds de prévoyance, aux yeux de nos professionnels.
ÉTAPE 5
SCÉNARIOS DE CONTRIBUTION
Cette partie de l’étude du fonds de prévoyance vise à proposer des scénarios de contribution qui, selon notre équipe, permettront au syndicat d’avoir les sommes nécessaires dans le fonds de prévoyance pour subvenir aux besoins du bâtiment sur le long terme.
Notre équipe prépare un ou plusieurs scénarios de contribution en prenant en compte différentes hypothèses (taux d’intérêts, inflation, rattrapage, etc.) et présente les projections sur 25 ans à l’aide de graphiques et de tableaux.
ÉTAPE 6
CARNET D'ENTRETIEN
Notre équipe prépare un calendrier des entretiens et des maintenances recommandés qui aideront le syndicat à maximiser les chances d’atteindre ou dépasser la durée de vie théorique des composantes communes, ou encore en assurer le bon fonctionnement. Plusieurs vérifications périodiques seront également suggérées afin d’aider le syndicat à détecter des situations qui devraient être prises en charge le plus tôt possible. Les différentes activités y sont décrites, avec la fréquence et les moments de l’année préconisés pour les réaliser.
Le plan de maintien de l’actif et le calendrier d’entretien constituent le volet de planification du carnet d’entretien. À noter que le carnet d’entretien devra être obligatoirement mis en place suivant l’adoption du règlement prévu par le projet de Loi 16. Le volet d’archivage du carnet d’entretien, c’est-à-dire la documentation des interventions réalisées au fil du temps, relève ensuite du syndicat ou de son gestionnaire.
La planification des travaux majeurs du plan de maintien de l’actif, ainsi que le calendrier des entretiens, maintenances et vérifications, sont intégrés par notre équipe dans un carnet d’entretien au format Excel éditable avec un modèle de tableau de suivi qui pourra être utilisé par le syndicat.
ÉTAPE 7
REMISE DES LIVRABLES
Une fois l’étude de fonds de prévoyance complétée, notre équipe transmet au client les documents en format PDF :
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Un sommaire des recommandations importantes de l’étude ;
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L’inventaire détaillé (Uniformat II) des éléments communs pris en compte dans l’étude avec photos et fiches d’information ;
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Le plan de maintien de l’actif avec description des interventions, coûts estimés et échéances estimées ;
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Scénarios de contribution avec projections sur 25 ans sous forme de graphiques et tableaux ;
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Rapport d’état d’immeuble avec classification de la condition générale de chaque élément commun, relevé des déficiences et interventions recommandées.
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Si l’option du carnet d’entretien est retenue, les documents suivants sont également livrés :
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Le plan d’entretien et maintenance en version PDF ;
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Un carnet d’entretien en format Excel éditable / modifiable qui comprend :
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Calendrier des travaux majeurs ;
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Calendrier des entretiens, maintenances et vérifications ;
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Tableau de suivi.
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Au besoin, une rencontre de présentation par vidéoconférence sera organisée avec le conseil d’administration et/ou son gestionnaire.
ÉTAPE 8
MISE À JOUR AUX 5 ANS
Offertes en option, les mises à jour aux 5 ans assurent au syndicat d’avoir toujours en main un carnet d’entretien qui reflète l’état de l’immeuble et ses besoins, ainsi que des recommandations de contribution au fonds de prévoyance qui tient compte de l’évolution des finances de la copropriété et du contexte économique.
OFFRE AUX PETITES COPROPRIÉTÉS
Le projet de loi 16 apportera des défis de taille, surtout pour les petites copropriétés. Notre entreprise sœur, Hoodi, a pour mission de rendre plus accessible l'étude du fonds de prévoyance pour les petites copropriétés en offrant les tarifs les plus bas sur le marché.
Si votre copropriété comporte 20 unités ou moins, consultez le site de Hoodi pour en apprendre davantage sur les services offerts.
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